הטמעת מערכת מידע חדשה בארגון או תוכנה חדשה הוא תהליך שיטתי מטודולוגי על החברה לעבור טרם תחילת שימוש במערכת לכל צורך עסקי מתבקש של היחידה העסקית האסטרטגית בארגון. תהליך ההטמעה של שימוש במערכת מידע חדשה בארגון בדרך כלל ילווה ע"י
יועץ עסקי או מנהל צוות מטעם בית תוכנה (במקרה ומדובר בפרוייקטי הטמעה גדולים המשלבים תקשורת אנכית / חוצה בארגון) אשר פיתח את המערכת בהזמנה אישית לעסק או כתוכנת מדף קיימת. בדרך כלל הטמעת מערכות מורכבות בארגונים נעשים ע"י יישום
פתרונות פיתוח תוכנה מתקדמים
בהתאמה אישית על פי דרישת העסק.
הטמעת מערכות חדשות בארגון יכולות להיות קשורות לכל תחום מקצועי בארגון בין אם מדובר במערכות ניהול רכש (RPM), ניהול כספים (מערכות Billing), מערכות קשרי לקוחות (CRM), מערכות שיווק קד"מ, מערכות לניהול פרוייקטים בעסק , מערכות לידים לבקרת
פרסום בגוגל באמצעות גיוס לידים איכותיים לעסק, מערכות
ניהול אנשי מכירות ועוד, כאשר המערכות עצמם מותאמות לשימוש ע"י דרגים שונים בהררכיה ארגונית ומופעלים ע"י נפשות פועלות בודדים או צוותים פנים ארגוניים בחברה.
זה לא די בהתקנה טכנולוגית להטמעה של מערכות טכנולוגיות בארגון. הצלחה של הארגון נובעת משימוש נכון במערכת מוטמעת בכלל רבדי התקשורית הארגונית וכלל הנפשות הקשורות לאותה המערכת באופן ישיר ועקיף.
ממי מתחילים הטמעה קודם ובאילו מקרים? על מנת שהטמעת מערכת תצליח על בית התוכנה לערוך הדרכה מקיפה של שימוש בתוכנה מול כל אנשי מפתח רלוונטיים בארגון לשימוש באותה המערכת כאשר מקובל קודם כל, בארגונים רוחביים בעיקר, לשתף את הדרגים הבחירים בארגון ורק לאחר מכן לעבור להטמעה של אותם מערכות תוכנה מול דרגים זוטרים יותר מארגון.
הטמעת מערכות לדרגים זוטרים בארגון בסדר עדיפות גבוה יותר נפוץ בחברות / ארגונים היכן שמדובר במבנה ארגוני ריכוזי יותר (מבנה ארגוני בעל הררכיית עומק גבוהה) מומלץ להתחיל את ההדרכות לשימוש ועבודה נכונים במערכת דווקא מהדרגים הזוטרים. זיכרו שהדרגים הזוטרים יותר בארגון שמשתמשים במערכת בפועל הם מפתח הצלחה של בטמעת מערכות מפני שהם אלו שמפעילים בפועל את המערכת, כך שתקשורת ארגונית תקינה מלמטה למעלה (Bottom Up) מהווה גורם חיוני להצלחת המשימה.
חובה על הצוות הניהולי בארגון לתת גב לצוות הטמעה לשתף את צורת התקשורת החדשה בארגון בעזרת המערכת ולהחדיר את הפעילות ע"י הפעלת שיטות ניהול וארגון לכל הדרגים הזוטרים בארגון על מנת שהמערכת אכן תסתנכן בצורה אופטימלית עם הפעילות העסקית של הארגון.